Autor: Lemmi Kann, sekretar.ee toimetaja Allikas: www.bioneer.ee, 08.september 09 Tõeliselt hea presentatsiooni tegemine nõuab oskusi, ettevalmistust ja praktikat. Presentatsiooniga katastroofiliselt põruda on väga lihtne. Kui otsustad asjale ülejala läheneda ja jätta endast tõelise amatööri mulje, annab mitmete maailmakuulsate brändide kommunikatsiooni-coach Carmine Gallo selleks Business Week’is 15 surmkindlalt töötavat nippi. 1. Eira õigekirja. Esitlusslaididel kirjavigade tegemine näitab Sinu täielikku hoolimatust. Kui Sa ei hooli ise piisavalt oma presentatsioonist, ei hooli publik ka Sinu presentatsioonist ega sõnumist, mida see kannab. See on Loe edasi...

Self II tehtud uuringust selgus, et mida rohkem tunde koosolekutel viibitakse, seda madalam on nendega rahulolu. Inimesed ei taha, et koosolekuid oleks palju, ja tajuvad oma tööaega hakituna. Seega on planeerimisel tähtis jälgida, et igal koosolekul oleks selge näidustus ja et kohale tuleksid vaid asjaga seotud inimesed. Vähem tugev, kuid samuti järjepidev seos ilmnes uuringus ka nõupidamiskäitumise tunnuste ja nõupidamistel veedetud aja vahel – mida rohkem aega kulutatakse nõupidamistele, seda negatiivsemaid hinnanguid antakse kogetud nõupidamiskäitumise erinevatele aspektidele. Paistab niisiis, et Loe edasi...

Koosolekute ja seminaride tavapärasest töökeskkonnast väljaminek viib töötajad välja igapäevasest rutiinist. “Osalejate tähelepanu on rohkem käsitletavale teemale suunatud, jooksvad tööküsimused ja -vahendid ei sega ning vabadel hetkedel on võimalik üksteisega rohkem suhelda. Ka nendega, kellega igapäevaselt ei pruugi kokku puutuda,” selgitas väljasõidu kasulikkust Eesti Posti (EP) äriarendus- ja haldusosakonna projektijuht Maia Sokk. Näiteks EP ühe suurema käimasoleva projekti, uue majandustarkvara Axapta juurutamise vaheetappide lõppedes on toimunud väljasõidud, kuhu on kaasatud projektis osalenud ja arenduspartnereid väljastpoolt firmat. Käidud on näiteks Kajamaal Loe edasi...

Kui tippjuhtkonna koosolekute kvaliteet on madal, siis keskastme juhid kordavad ebaedukat mudelit või loobuvad koosolekutest üldse, sest need on ju mõttetud. Paljud juhid kurdavad, et koosolekud ei anna soovitud tulemusi ja töötajad väidavad, et juhid ei tunne huvi selle vastu, mis neil öelda ja mida nad tegelikult mõtlevad. Kui juhid arvavad, et viga on meeskonnaliikmetes, on päris kindel, et midagi paremaks ei muutu. Nii kujunevadki koosolekud teinekord parajaks ajaraiskamiseks, mis tekitavad peavalu ja on mõttetud, kus õhk on vaikimisest või Loe edasi...

Kui tunned, et koosolekud on muutunud mõttetuks ajaraiskamiseks ja sa eelistad omaette tööd vihtuda, on viimane aeg teha ümberkorraldusi. Koosolekuid on mitut liiki: probleeme lahendav ja teavitav, ajurünnak jne. Koosoleku vorm tuleb kindlaks teha enne suure laua taha istumist. Merlecons ja Ko OÜ andragoog-konsultant Tarmo Salumaa ütleb, et kahekümne osalejaga infotunnis pole mõtet algatada diskussiooni. EBS Juhtimiskoolituse Keskuse juhataja Jan Andresoo on samuti veendunud, et koosoleku tüübist peab kinni pidama: “Paarikümne osalejaga strateegiakoosoleku ja 4-5 inimesega probleemilahenduse koosoleku ettevalmistus ja Loe edasi...

Lisaks vajalike otsuste tegemisele aitab koosolek süvendada inimeste ühtekuuluvustunnet, kuid seda ainult siis, kui koosolekuks on korralikult valmistutud. Rutiini aitab peletada hea nali, kurjustamine ehk on kohasem n-ö temaatilistel koosolekutel. Marge Ensling, sideameti klienditeeninduse osakonna juhataja Invicta turundusjuhi Urmas Paili sõnul lähtutakse neil reeglist, et koosolek peab olema hästi ette valmistatud ja juhitud ning koosoleku väljundid selgelt kirjeldatud. Selleks on Invicta meeskond koosolekute läbiviimise metoodikaid ja praktikat käsitlenud mitmete treeningute raames. Invictas on ettevõttesisesed koosolekud reeglina suhteliselt lühidad ja konkreetsed, Loe edasi...

Vahel näib, et koosolekutel ei paista lõppu tulevatki. Spetsialistide arvates piisab aga mõnikord kõigest viiest minutist, kui koosolek on korralikult ette valmistatud ja eesmärgid paigas. “Eduka koosoleku eeldus on ennekõike eesmärk – millist probleemi üritatakse koos lahendada või millist küsimust arutakse,” selgitab pika meeskonnatöökogemusega EAS Turismiarenduskeskuse juht Maarika Liivamägi. Optimaalne osalejate arv võiks Liivamäe hinnangul olla 8–12 inimest, kuid see sõltub ennekõike koosoleku iseloomust. “See sõltub paljudest asjaoludest, muu hulgas sellestki, kas kõigil inimestel on midagi öelda, kas kellegi info Loe edasi...

Et pääseda aega ja närve raiskavatest koosolekutest, oleks mõistlik nõupidamine korralikult ette valmistada ning pöörata tähelepanu kriitilistele teguritele, mis võivad koosoleku ära rikkuda. “Ükski organisatsioon ei funktsioneeri koosolekuta,” algab juhtimise arendamise konsultandi David Sharmani raamat “Täiuslik koosolek”. Koosolekuid kohtame tõesti igal sammul. Vaatamata asjaolule, et seesugune sõna paljude inimeste kõnepruugis sama tihti esineb kui söök või jook, ei assotseeru enamusel sellega midagi eriliselt meeldejäävat. Kas oleme seda endalt kunagi küsinud ja mõelnud selle peale, miks on suurem osa korraldatavatest koosolekutest Loe edasi...

Koosolekute pidamiseks on ka muid võimalusi kui inimeste kokkukutsumine ühte ruumi. Kui videokonverentsid ja telefonikonverentsid nõuavad suuri side- ja tehnikakulusid, siis internetis peetav koosolek on võrreldes nendega tunduvalt odavam. Arvutifirma Dateli uudistoode e-koosolekute süsteem on välja töötatud Tallinna Linnavalitsusele, kuid nüüd kohandatud ka ettevõtete vajadustele. e-koosolek võimaldab äriorganisatsioonidel oma koosolekud tõsta täielikult internetikeskkonda. Ärikeskkonnas on turvalisuse nõuded infole ligipääsuks oluliselt karmimad, seega tasuta jagatav virtuaalsuhtlemise tarkvara pole alati igas ettevõttes kõige sobivam. Keskkond peab olema ka paindlik ja vastama ettevõtjate Loe edasi...

Kui olen kokku kutsunud koosoleku, arutamaks mõnd olulist teemat või probleemi, avastan, et räägin ise kõige rohkem. Kas siis teistel polegi arvamusi? Kas nad on minetanud motivatsiooni ja kaotanud igasuguse lootuse? Kõige raskem ongi tavaliselt lihtsalt vait olla ja ka teiste osalejate arvamus ära kuulata. Olen avastanud enda jaoks palju uusi vaatenurki ja potentsiaali kolleegides, mis hiljem ka tulemustes kajastuvad. Mingit salanippi siin pole. Kasutasin lihtsalt asjalikke näpunäiteid ja püüdsin ise rohkem vait olla. Sissejuhatuses andke ülevaade sellest, millest juttu Loe edasi...